Arquivos pessoais

O Departamento de Arquivo e Documentação da casa de Oswaldo Cruz acaba de lançar a versão online do seu Manual de Organização de Arquivos Pessoais que pode ser acessado no endereço abaixo.

URL: http://www.coc.fiocruz.br/images/PDF/manual_organizacao_arquivos_fiocruz.pdf

Curso: gestão de acervos bibliográficos, arquivísticos e museológicos

O Curso procura preencher uma lacuna identificada na rotina de muitas instituições no tratamento dos acervos sob sua guarda e responsabilidade. Essa lacuna está localizada na confluência entre os diversos saberes que regem as atividades comuns ao tratamento dos acervos históricos, arquivísticos  e bibliográficos: a conservação, o tratamento técnico, a pesquisa e a difusão. Todas essas atividades são complementares e só adquirem sentido quando executadas em conjunto e de forma articulada. Em outras palavras, só tem sentido realizar investimentos em conservação – investimentos que podem ser exponencialmente multiplicados quando há o cuidado com a restauração – se o acervo for tecnicamente organizado, catalogado, estudado e transformado em fonte de pesquisa e conhecimento pelas diversas formas midiáticas disponíveis hoje. Denomina-se Gestão de Acervos a execução de forma planejada e articulada dessas atividades, aspectos que serão trabalhados no curso.

Vagas: 200 (para candidatos de todo Brasil)

Carga horária: 180 horas-aula desenvolvidas a distância, com um encontro presencial ao final do curso, que acontecerá em Recife-PE.

Duração: 6 meses.

Valor: o Curso é gratuito.

Inscrições: 30/03/2015 a 30/04/2015.

Endereço: Capacita/Diretoria de Formação/Fundação Joaquim Nabuco(Fundaj)   -   Telefone: (81) 3073-6629

Rua Dois Irmãos, 92 - Edifício Antiógenes Chaves - Apipucos

CEP: 52071-440 - Recife/PE.

Detalhes no URL: http://www.fundaj.gov.br/images/stories/edital_gestao_acervos_05.03.2015%20final%20tel%20corrigido.pdf

Gestão de documentos evita entraves futuros

Fonte original: Diário do Comércio e Indústria. Data: 18/06/2013

Autoria: Fabiana Barreto Nunes.

Fonte: www.granadeiro.adv.br/template/template_clipping.php?Id=11890

Empresas precisam arquivar corretamente os papéis a fim de evitar problemas com a fiscalização ou processo trabalhista que pode afetar sua vida.

Desde 1991, a papelada gerada por empresas públicas e privadas deve seguir as normas de armazenamento impostas pela Lei 8.159/11, que regula a política nacional de arquivos.

Com a obrigatoriedade de arquivamento por até 30 anos para alguns documentos, qualquer empresa, seja ela pequena ou grande, em certo momento terá de organizar e gerenciar esses documentos, seja para atender uma demanda de auditoria ou judicial. Para as empresas, esse processo burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de processos e fiscalizações públicas.

A bola de neve de processos trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor para arquivar e gerenciar documentos determinados por lei, diz Cristiano Oliveira, diretor do Centro de Arquivos e Documentos (Cad), empresa especializada em arquivar, gerenciar e organizar todo tipo de documento de pessoa jurídica, médias e grandes empresas são as que mais procuram o serviço.

"A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental, onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento de funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que cumpriu com as normas, para que com isso não motive sanções que trariam prejuízos ao caixa da companhia."

De acordo com Oliveira, pequenas empresas têm deixado o arquivamento dos documentos à custódia de seus contadores, sob a alegação de que o volume de documentos para arquivar é reduzido.

Para ele, tal comportamento pode ser equivocado, porque toda empresa tem o desejo de permanecer no mercado e crescer, o que inevitavelmente irá gerar um grande volume de documentos para arquivar.

Dentro dessa realidade muitas empresas têm terceirizado a gestão desses documentos para atender com eficiência fiscalizações e demandas judiciais nas quais estão envolvidas.

"Documentos relacionados à saúde ocupacional do funcionário precisam ser guardados durante 20 anos, se não armazenados podem gerar multa de R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da quantidade de funcionários de cada empresa", explica Oliveira.

O advogado lembra que há documentos que precisam ser arquivados eternamente, como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador.

       Outros, como Cartão de Ponto, Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados por 5 anos.

"Os motivos para tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista, fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação digital dos mesmos, apesar de todo avanço tecnológico."

Outros documentos como a guia de previdência dos funcionários que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma auditoria.

Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por causa da malha fina do IR, onde os fiscais podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH e de Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar regularidades das empresas.

Porém, normalmente, o serviço terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular documentos por mais de dois anos, prejudicando a empresa. 

Declaração Universal sobre os Arquivos

Prezados/as Colegas,

Em celebração ao Dia Internacional dos Arquivos - 9 de junho (data que ainda pouco comemoramos no Brasil), uma das atividades internacionais em curso é o apoio à Declaração Universal sobre os Arquivos. 

A Declaração Universal sobre os Arquivos foi aprovada na 36a. Reunião da Unesco (Paris, 10/11/011) . Está disponível em português em 

http://dgarq.gov.pt/noticias/declaracao-universal-sobre-os-arquivos/

Também pode ser encontrada em outras línguas em http://icarchives.webbler.co.uk/?lid=13343&bid=1101

As assinaturas brasileiras em apoio à Declaração ainda são ainda poucas, como pode ser constatado em http://icarchives.wufoo.eu/widgets/w7y8w5/

Estamos a mobilizar colegas e alunos para ampliarmos o apoio brasileiro à Declaração e, assim, celebrarmos o Dia Internacional dos Arquivos.

Para manifestar seu apoio à Declaração Universal sobre os Arquivos: http://icarchives.wufoo.com/forms/register-your-support-for-the-uda/

Um abraço,

José Maria Jardim

Mestrado em Gestão de Documentos e Arquivos

UNIRIO

Tempo de guarda dos documentos judiciais do Superior Tribunal de Justiça

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) publicou nesta segunda-feira (9) a Resolução 5, de 30 de março de 2012, que dispõe sobre o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Processos e Documentos Judiciais da Corte (PCTT/Área Fim).

O PCTT/Área Fim é o instrumento arquivístico de classificação e destinação dos processos e demais documentos judiciais de competência originária do Tribunal, independentemente do suporte em que estejam registrados.

O Plano de Classificação estabelece a organização física e lógica dos processos e documentos, constituindo-se em referencial básico para sua localização e recuperação, enquanto a Tabela de Temporalidade, resultante de procedimento de avaliação, define o tempo de guarda e a destinação final dos processos e documentos.

Em linhas gerais, o PCTT/Área Fim atribui prazos prescricionais e precaucionais aos autos findos, após os quais são separados aqueles de interesse informativo e histórico, que serão guardados permanentemente, daqueles sem importância para o STJ e para a sociedade, os quais serão encaminhados para descarte.

Quanto à eliminação de processos e documentos, serão observadas práticas de responsabilidade social e preservação ambiental por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais ou entidades sem fins lucrativos.

A resolução também se aplica, no que couber, aos processos e documentos judiciais do extinto Tribunal Federal de Recursos.

O instrumento é fruto do trabalho realizado pelo Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) e do Conselho Nacional de Justiça, e contou com a participação de representantes da área de gestão documental do STJ.

Para ter acesso à resolução: http://bdjur.stj.gov.br/xmlui/bitstream/handle/2011/45513/RES_5_2012_PRE.pdf?sequence=1