Autoras: Janice Costa,
Maria Lourenço de Deus e Nilcéia Lage de Medeiros
Fonte: Migalhas.com Data:
9/08/2012.
Em 10 de julho de 2012, foi publicada a lei 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e
o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Em linhas gerais, a nova lei tem por objetivo
regulamentar a digitalização e o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou
digital, de documentos públicos e particulares. Para isso a lei prevê que o
processo de digitalização seja realizado em prol da manutenção da integridade,
autenticidade e confiabilidade do documento eletrônico, óptico ou digital; o
uso de certificado digital (medida provisória 2.200-2/2001 e decreto 3.872/2001),
principalmente para documentos gerados em atos e negócios jurídicos sujeitos a
registro pelas normas legais vigentes; a proteção e segurança contra uso,
acesso, alteração, reprodução e destruição indevidos e não autorizados; a
indexação com vistas a permitir a localização precisa e a conferência da
regularidade das etapas do processo adotado (as trilhas de auditoria, por
exemplo); e, por fim, a preservação dos originais de acordo com a legislação
pertinente em vigor, preservando-se documentos de valor secundário (documentos
de valor histórico, cartorial e probatório, por exemplo).
Além disso, em prol da segurança jurídica e ampla defesa,
também foram vetados o artigo 2º, parágrafo 2º, que pretendia conceder valor
jurídico probatório às cópias digitalizadas de documentos, e o artigo 7º
que pretendia conferir às cópias digitalizadas de documentos o mesmo efeito
jurídico dado aos documentos microfilmados (lei 5.433/1968, decreto
64.398/1969, decreto 1.799/1996, resolução nº 10/1999 do Conarq, e portaria nº
29/2008 do Ministério da Justiça). Portanto, permanece a necessidade de
registro, certificação, autenticação ou conferência com o original nas
atividades notariais e de registro por detentores de fé pública o que, além de
ser custoso e trabalhoso, gera uma enorme quantidade de documentos em papel
(lei 6.015/1973, lei 8.934/1994, lei 8.935/1994, lei 9.279/1996 e decreto
1.800/1996 e demais diplomas que regem os tipos de registro).
Vale ressaltar que o valor jurídico probatório das cópias
digitalizadas de documentos e a destruição de originais já foram abordadas em
2006 na lei que dispõe sobre a informatização do processo judicial (lei
11.419):
“Art. 11. Os documentos produzidos eletronicamente e
juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário,
na forma estabelecida nesta Lei, serão considerados originais para todos os
efeitos legais.
§ 1o Os extratos digitais e os
documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus
auxiliares, pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias,
pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em geral e por
advogados públicos e privados têm a mesma força probante dos originais,
ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o
processo de digitalização.
§ 2o A arguição de falsidade do
documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual
em vigor.
§ 3o Os originais dos documentos digitalizados,
mencionados no § 2o deste artigo, deverão ser preservados
pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida,
até o final do prazo para interposição de ação rescisória” (grifos nossos).
Com o veto dos artigos citados, a lei sancionada acabou
anulando os objetivos dos Projetos de Lei que pretendiam conceder valor
jurídico probatório às cópias digitalizadas de documentos e conferir às cópias
digitalizadas de documentos o mesmo efeito jurídico dado aos documentos
microfilmados para a redução drástica do arquivamento de cópias em papel.
Pecou-se pela timidez e reforçou-se a tendência de preservação da cultura de
usar o papel como meio de registro de prova.
Entendemos que a insegurança jurídica, justificativa para
os vetos, decorre da inexistência de procedimentos e diretrizes para a
digitalização e autenticação dos documentos digitais e, por conseguinte, leva à
necessidade de manutenção dos registros em papel. O debate acerca do tema deve
ser difundido, com vistas a se “instaurar um diálogo entre os sistemas
eletrônicos de digitalização e armazenamento e a fé pública”, de forma que
o arcabouço legislativo confira mecanismos que realmente possam garantir a
segurança da informação no ambiente digital, possibilitando, assim, que os documentos
digitalizados tenham como atributo a validade jurídica e o descarte autorizado
dos originais. É imprescindível que a legislação brasileira estabeleça
diretrizes que proporcionem ao documento digitalizado, por meio de uma série de
recursos técnicos, o mesmo grau de segurança já conferido aos documentos em
papel.
Esperamos que brevemente os órgãos competentes, entre
eles a Secretaria Nacional de Justiça, regulamentem a matéria por meio de
normas capazes de acompanhar a modernidade do tema, já que a lei 12.682/2012,
por si só, não conseguiu disciplinar a contento o uso de novas tecnologias na
elaboração e arquivamento de documentos em meio eletromagnéticos.
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* Janice Costa, Maria Lourenço de Deus e Nilcéia Lage de
Medeiros são bibliotecárias e arquivistas do escritório Rolim, Viotti & Leite Campos Advogados.
