Fonte
original: Diário do Comércio e Indústria.
Data: 18/06/2013
Autoria: Fabiana
Barreto Nunes.
Fonte: www.granadeiro.adv.br/template/template_clipping.php?Id=11890
Empresas precisam arquivar
corretamente os papéis a fim de evitar problemas com a fiscalização ou processo
trabalhista que pode afetar sua vida.
Desde 1991, a papelada gerada por
empresas públicas e privadas deve seguir as normas de armazenamento impostas
pela Lei 8.159/11, que regula a política nacional de arquivos.
Com a obrigatoriedade de
arquivamento por até 30 anos para alguns documentos, qualquer empresa, seja ela
pequena ou grande, em certo momento terá de organizar e gerenciar esses
documentos, seja para atender uma demanda de auditoria ou judicial. Para as
empresas, esse processo burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais
o número de processos e fiscalizações públicas.
A bola de neve de processos
trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem forçado
empresas brasileiras a se organizarem melhor para arquivar e gerenciar
documentos determinados por lei, diz Cristiano Oliveira, diretor do Centro de
Arquivos e Documentos (Cad), empresa especializada em arquivar, gerenciar e
organizar todo tipo de documento de pessoa jurídica, médias e grandes empresas
são as que mais procuram o serviço.
"A legislação brasileira tem
como irrefutável a prova documental, onde tanto para uma demanda judicial
quanto para um questionamento de funcionário ou órgão de classe caberá à
empresa mostrar que cumpriu com as normas, para que com isso não motive sanções
que trariam prejuízos ao caixa da companhia."
De acordo com Oliveira, pequenas
empresas têm deixado o arquivamento dos documentos à custódia de seus
contadores, sob a alegação de que o volume de documentos para arquivar é
reduzido.
Para ele, tal comportamento pode
ser equivocado, porque toda empresa tem o desejo de permanecer no mercado e
crescer, o que inevitavelmente irá gerar um grande volume de documentos para
arquivar.
Dentro dessa realidade muitas
empresas têm terceirizado a gestão desses documentos para atender com
eficiência fiscalizações e demandas judiciais nas quais estão envolvidas.
"Documentos relacionados à
saúde ocupacional do funcionário precisam ser guardados durante 20 anos, se não
armazenados podem gerar multa de R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da
quantidade de funcionários de cada empresa", explica Oliveira.
O advogado lembra que há
documentos que precisam ser arquivados eternamente, como é o caso do Livro de
Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o
Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador.
Outros, como Cartão de Ponto,
Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale
Transporte e Termo de Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados
por 5 anos.
"Os motivos para tamanha
burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da promotoria
trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista, fiscalização
Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação digital dos
mesmos, apesar de todo avanço tecnológico."
Outros documentos como a guia de
previdência dos funcionários que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30
anos, pois, nesse período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma
auditoria.
Outro motivo de buscas de
documentos antigos pode ser por causa da malha fina do IR, onde os fiscais
podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH
e de Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar
regularidades das empresas.
Porém, normalmente, o serviço
terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular
documentos por mais de dois anos, prejudicando a empresa.
Nenhum comentário:
Postar um comentário