Nova Tabela de Temporalidade de Documentos da Justiça do Trabalho

Em sua sétima sessão ordinária, realizada na manhã desta sexta-feira (26), o Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT) aprovou a atualização da Resolução nº 67/2010 do CSJT, que edita a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justiça do Trabalho de primeiro e segundo graus. A Tabela de Temporalidade de Documentos é utilizada para identificar o valor primário e secundário dos documentos produzidos e recebidos pela Justiça do Trabalho e definir os prazos de guarda e a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou guarda permanente. De acordo com a nova proposta, ficou determinado que os processos deverão ser guardados por um prazo mínimo de cinco anos, exceto aqueles que representarem relevância histórica confirmada pelas Comissões de Avaliação dos TRTs.

Em seu voto, o conselheiro David Alves de Mello Junior ressaltou que a medida está baseada na Recomendação Nº 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que autoriza os Tribunais Superiores, os Tribunais de Justiça, Conselho da Justiça Federal e o CSJT a estabelecerem prazos de guarda de documentos e processos superiores à temporalidade registrada no Sistema Gestor de Tabelas Processuais do CNJ, com o objetivo de adequá-los as suas peculiaridades e especificidades. O conselheiro sugeriu ainda, a criação de um grupo de trabalho para colher dados e elaborar diagnósticos para auxiliar a implantação de uma política de gestão dos documentos e seus impactos na hora do descarte ou da guarda permanente em bancos de dados informatizados, assim como a normatização da gestão documental de processos eletrônicos, em especial, do Processo Judicial Eletrônico da Justiça do Trabalho (PJe-JT).

A ministra conselheira Maria de Assis Calsing ressaltou a importância da atualização da Tabela de Temporalidade. “A meu ver, não poderia haver melhor momento para adotar as novas medidas, que vão uniformizar o entendimento de toda a Justiça do Trabalho sobre o tema”, afirmou.

O ministro conselheiro Luiz Philippe Vieira de Mello Filho congratulou o relator, conselheiro Alves de Mello Junior, pela elaboração da nova proposta para a Tabela. “Aqui se aplica absolutamente o postulado da proporcionalidade, uma vez que o Conselheiro conseguiu atender uma multiplicidade de normas, incluindo às do CNJ, e propôs a melhor solução possível”, analisou. Saúde Ocupacional. (...)

Fonte: Ascom CSJT

Gestão de documentos evita entraves futuros

Fonte original: Diário do Comércio e Indústria. Data: 18/06/2013

Autoria: Fabiana Barreto Nunes.

Fonte: www.granadeiro.adv.br/template/template_clipping.php?Id=11890

Empresas precisam arquivar corretamente os papéis a fim de evitar problemas com a fiscalização ou processo trabalhista que pode afetar sua vida.

Desde 1991, a papelada gerada por empresas públicas e privadas deve seguir as normas de armazenamento impostas pela Lei 8.159/11, que regula a política nacional de arquivos.

Com a obrigatoriedade de arquivamento por até 30 anos para alguns documentos, qualquer empresa, seja ela pequena ou grande, em certo momento terá de organizar e gerenciar esses documentos, seja para atender uma demanda de auditoria ou judicial. Para as empresas, esse processo burocrático é imprescindível, pois cresce cada vez mais o número de processos e fiscalizações públicas.

A bola de neve de processos trabalhistas, que aumenta em ritmo cada vez mais acelerado, tem forçado empresas brasileiras a se organizarem melhor para arquivar e gerenciar documentos determinados por lei, diz Cristiano Oliveira, diretor do Centro de Arquivos e Documentos (Cad), empresa especializada em arquivar, gerenciar e organizar todo tipo de documento de pessoa jurídica, médias e grandes empresas são as que mais procuram o serviço.

"A legislação brasileira tem como irrefutável a prova documental, onde tanto para uma demanda judicial quanto para um questionamento de funcionário ou órgão de classe caberá à empresa mostrar que cumpriu com as normas, para que com isso não motive sanções que trariam prejuízos ao caixa da companhia."

De acordo com Oliveira, pequenas empresas têm deixado o arquivamento dos documentos à custódia de seus contadores, sob a alegação de que o volume de documentos para arquivar é reduzido.

Para ele, tal comportamento pode ser equivocado, porque toda empresa tem o desejo de permanecer no mercado e crescer, o que inevitavelmente irá gerar um grande volume de documentos para arquivar.

Dentro dessa realidade muitas empresas têm terceirizado a gestão desses documentos para atender com eficiência fiscalizações e demandas judiciais nas quais estão envolvidas.

"Documentos relacionados à saúde ocupacional do funcionário precisam ser guardados durante 20 anos, se não armazenados podem gerar multa de R$ 300 mil a R$ 5 milhões dependendo da quantidade de funcionários de cada empresa", explica Oliveira.

O advogado lembra que há documentos que precisam ser arquivados eternamente, como é o caso do Livro de Inspeção do Trabalho. Já o FGTS/Guia de Recolhimento, por até 30 anos e o Atestado de Saúde Ocupacional, por 20 anos após o desligamento do trabalhador.

       Outros, como Cartão de Ponto, Comunicação de Dispensa, Pedido de Demissão, Recibo de entrega de Vale Transporte e Termo de Rescisão do contrato de trabalho devem ser preservados por 5 anos.

"Os motivos para tamanha burocracia são as questões legais e fiscais: fiscalização da promotoria trabalhista, demanda trabalhista e sindical, ação trabalhista, fiscalização Federal ou sindical e DRT. A lei ainda não permite a comprovação digital dos mesmos, apesar de todo avanço tecnológico."

Outros documentos como a guia de previdência dos funcionários que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma auditoria.

Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por causa da malha fina do IR, onde os fiscais podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH e de Contabilidade precisam trabalhar com arquivos antigos para comprovar regularidades das empresas.

Porém, normalmente, o serviço terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular documentos por mais de dois anos, prejudicando a empresa. 

Tempo de guarda dos documentos judiciais do Superior Tribunal de Justiça

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) publicou nesta segunda-feira (9) a Resolução 5, de 30 de março de 2012, que dispõe sobre o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Processos e Documentos Judiciais da Corte (PCTT/Área Fim).

O PCTT/Área Fim é o instrumento arquivístico de classificação e destinação dos processos e demais documentos judiciais de competência originária do Tribunal, independentemente do suporte em que estejam registrados.

O Plano de Classificação estabelece a organização física e lógica dos processos e documentos, constituindo-se em referencial básico para sua localização e recuperação, enquanto a Tabela de Temporalidade, resultante de procedimento de avaliação, define o tempo de guarda e a destinação final dos processos e documentos.

Em linhas gerais, o PCTT/Área Fim atribui prazos prescricionais e precaucionais aos autos findos, após os quais são separados aqueles de interesse informativo e histórico, que serão guardados permanentemente, daqueles sem importância para o STJ e para a sociedade, os quais serão encaminhados para descarte.

Quanto à eliminação de processos e documentos, serão observadas práticas de responsabilidade social e preservação ambiental por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais ou entidades sem fins lucrativos.

A resolução também se aplica, no que couber, aos processos e documentos judiciais do extinto Tribunal Federal de Recursos.

O instrumento é fruto do trabalho realizado pelo Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) e do Conselho Nacional de Justiça, e contou com a participação de representantes da área de gestão documental do STJ.

Para ter acesso à resolução: http://bdjur.stj.gov.br/xmlui/bitstream/handle/2011/45513/RES_5_2012_PRE.pdf?sequence=1