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Presidência da
República
Casa Civil Subchefia para Assuntos Jurídicos |
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Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo
administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública
federal direta, autárquica e fundacional.
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A PRESIDENTA DA REPÚBLICA,
no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, caput, inciso IV
e inciso VI, alínea “a”, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 9.784,
de 29 de janeiro de 1999, na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de
agosto de 2001, na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012,
DECRETA:
Art. 1º Este Decreto dispõe
sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no
âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta,
autárquica e fundacional.
I - documento - unidade de registro de informações,
independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II - documento digital - informação registrada,
codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema
computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado
originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a
partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação
em código digital; e
III - processo administrativo eletrônico - aquele
em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio
eletrônico.
I - assegurar a eficiência, a eficácia e a
efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações,
impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos
para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e
economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o
uso da tecnologia da informação e da comunicação; e
IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias
administrativas.
Art. 4º Para o atendimento
ao disposto neste Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública
federal direta, autárquica e fundacional utilizarão sistemas informatizados
para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos.
Parágrafo único. Os sistemas a que se refere
o caput deverão utilizar, preferencialmente, programas com código aberto
e prover mecanismos para a verificação da autoria e
da integridade dos documentos em processos administrativos eletrônicos.
Art. 5º Nos processos
administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio
eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em
caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano
relevante à celeridade do processo.
Parágrafo
único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais
poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel,
desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado,
conforme procedimento previsto no art. 12.
Art.
6º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e
da assinatura, nos processos administrativos
eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no
âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados
os padrões definidos por essa Infraestrutura.
§ 1º O
disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da
autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que
utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 2º O
disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam identificação
simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.
Art. 7º Os atos
processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do
recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo
eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de
protocolo que os identifique.
§ 1º Quando o ato
processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico,
serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário,
até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no
horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese
prevista no § 1º, se o sistema
informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou
entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica
automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos
do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 8º O acesso à íntegra
do processo para vista pessoal do interessado pode ocorrer por intermédio da
disponibilização de sistema informatizado de gestão a que se refere o art. 4º ou
por acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.
Art. 9º A classificação da
informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso
aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos
da Lei nº 12.527,
de 18 de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.
Art. 10. Os documentos
nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 6º são
considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 1º O
teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado,
que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por
eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos
digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação
do original do documento digitalizado será necessária quando a lei
expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos art. 13 e art. 14.
Art. 12. A digitalização de
documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da
administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser
acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput
deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em
cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da
digitalização de originais serão considerados cópia autenticada
administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em
cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão
valor de cópia simples.
§ 3º A
administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:
I - proceder à digitalização imediata do documento
apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II - determinar que a protocolização de documento
original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo
atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original
imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua
digitalização; e
III - receber o documento em papel para posterior
digitalização, considerando que:
a) os documentos em papel recebidos que sejam
originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao
interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da
entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e
b) os documentos em papel recebidos que sejam
cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados
após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou
inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da
administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida,
conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Art.
13. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação
motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a
verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 14. A
administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de
rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento
digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente
pelo interessado.
Art. 15. Deverão ser associados
elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos
eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de
autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 16. Os documentos que
integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e
avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e
destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística
em vigor.
§ 1º A eliminação de documentos digitais
deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
§ 2º Os documentos digitais e
processos administrativos eletrônicos cuja atividade já tenha sido encerrada e
que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final
poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, sob
controle do órgão ou da entidade que os produziu, a fim de garantir a
preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
Art. 17. A definição dos formatos
de arquivo dos documentos digitais deverá obedecer às políticas e diretrizes
estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico - ePING e
oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à
preservação.
Parágrafo único. Para os casos ainda não
contemplados nos padrões mencionados no caput, deverão ser adotados formatos
interoperáveis, abertos, independentes de plataforma tecnológica e amplamente
utilizados.
Art. 18. Os órgãos ou as
entidades deverão estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a
preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.
Parágrafo único. O estabelecido no caput
deverá prever, no mínimo:
I - proteção contra a deterioração e a
obsolescência de equipamentos e programas; e
II - mecanismos para garantir a autenticidade, a
integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.
Art. 19. A guarda dos documentos
digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor
permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição
arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade
de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o
documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no
momento de seu recolhimento.
Art. 20. Para os processos
administrativos eletrônicos regidos por este Decreto, deverá ser observado o
prazo definido em lei para a manifestação dos interessados e para a decisão do
administrador.
Art.
21. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o Ministério da
Justiça e a Casa Civil da Presidência da República editarão, conjuntamente,
normas complementares a este Decreto.
Art.
22. No prazo de seis meses, contado da data de publicação deste
Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública federal direta,
autárquica e fundacional deverão apresentar cronograma de implementação do uso
do meio eletrônico para a realização do processo administrativo à Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão.
§ 1º O uso do meio eletrônico para a
realização de processo administrativo deverá estar implementado no prazo de
dois anos, contado da data de publicação deste Decreto.
§ 2º Os órgãos e as entidades de que
tratam o caput que já utilizam processo administrativo eletrônico deverão
adaptar-se ao disposto neste Decreto no prazo de três anos, contado da data de
sua publicação.
Brasília, 8 de outubro de 2015; 194º da
Independência e 127º da República.
DILMA ROUSSEFF
José Eduardo Cardozo
Nelson Barbosa
José Eduardo Cardozo
Nelson Barbosa
Este
texto não substitui o publicado no DOU de 9.10.2015
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